Mit der progressiven Entwicklung der digitalen Transformation in der Eventbranche sind virtuelle Events ein vielversprechendes Zukunftsformat. Der wesentliche Unterschied von virtuellen Events im Vergleich zu realen Events besteht in der Art der Präsentation. Die Inhalte sind nicht real, sondern nun mal virtuell.
Eine Online-Umfrage im Mai 2018 von XING Events in Österreich, Deutschland und der Schweiz postuliert, dass 40 % der Besucher eines Kongresses oder einer Konferenz nicht etwa die Location, sondern vielmehr ein ansprechendes und passendes Programm mit relevanten Themen als Hauptkriterium sehen. Allerdings verdeutlicht die IfD-Allensbach-Studie 2018, dass in den beliebtesten Arten von Events aus Musik und Sport die emotionalen nahen Live-Erlebnisse dominieren.
Der Vorteil virtueller Events ist die völlig ortsungebundene Teilnahme. Die virtuellen Events sparen somit Zeit und Kosten (insb. Personal-, Transport- und Reisekosten). Der Content (Inhalt) kann bereits online zur Verfügung gestellt werden. Die Teilnehmer haben zu einem virtuellen Event nur wenige Klicks und sparen somit ebenfalls Zeit und Kosten. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Veranstalter eine viel breitere Zielgruppe zur Teilnahme motivieren.
Die geschäftlichen Beziehungen der Teilnehmer untereinander werden dadurch nicht vernachlässigt; Foren oder Chats ermöglichen eine simple Kommunikation, aus der durchaus persönliche Kontakte entstehen können. Die Verbindung einzelner Teilnehmer kann auch nach dem Event über den geöffneten Chat aufrechterhalten werden. Die Lebensdauer ist somit erweiterbar. So können weiterhin Fragen beantwortet oder weitere Folgetermine vereinbart werden – das Netz vergisst nichts. Diese Tatsache ermöglicht einen Konsum im Nachhinein in Form von Videos-on-Demand oder Webinaren.
Die Reichweite wird auch mithilfe von geteilten Inhalten in den Social-Media-Kanälen und Weiterempfehlungen der Vorträge begünstigt. Das Event ist somit noch lange nicht zu Ende.
Die Anzahl an Beratungsterminen, eingesammelte Kontaktdaten sowie der Umsatz sind mit wenigen Klicks in Echtzeit messbar und skalierbar. Außerdem gelangen Veranstalter über die Anmeldung per E-Mail viel einfacher an Adressen und Kontakte der Teilnehmer und können diese Daten für die weitere Eventvermarktung nutzen. Virtuelle Events sind somit eine echte Alternative zu realen Veranstaltungsformaten.
Mit der Weiterentwicklung der Technologien und der wachsenden Anzahl an Dienstleistungen/Produkten werden virtuelle Events zukünftig eine größere Selbstverständlichkeit auch auf Teilnehmerseite aufweisen. Dennoch benötigen reale und virtuelle Events ein innovatives Konzept, um in den Köpfen der einzelnen Teilnehmer platziert zu werden. Hierzu benötigt der Eventmanager eine fachliche Qualifikation und die nötige Erfahrung, um das umzusetzen.
Fazit:
Im Business-Kontext haben virtuelle Events die Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen, mittels Kennzahlen in Echtzeit eine gute Steuerung der Prozesse zu ermöglichen sowie zukünftige Veranstaltungen noch besser auf die Zielgruppe abzustimmen. Das Event als digitale Plattform kann dann scheitern, wenn der persönliche Kontakt und nicht der rein fachliche Wissensaustausch im Fokus stehen. Sport- und Fitnessevents leben von den individuellen Erlebnissen „vor Ort“. Virtuelle Events finden dort keine sinnvolle Anwendung. Sie sind nur dann erfolgreich, wenn die Auswirkungen gesellschaftlicher Aspekte auf den Sport und die einzelnen Sportarten beachtet werden. Einen direkten Einfluss kann der Eventmanager nur auf den betrieblichen und organisatorischen Bereich nehmen. Einflüsse aus der Gesellschaft sowie rechtliche und politische Rahmenbedingungen muss er jedoch kennen und beachten. Das zählt auch für die virtuellen Events.
Teilnehmer des BSA-Lehrgangs „Eventmanager/in“ bekommen das spezielle Fachwissen und die Fertigkeiten zur Planung, Vorbereitung und Durchführung von Events im Detail vermittelt, um auf professionelle Weise branchenübergreifende Veranstaltungen selbstständig zu organisieren.
